¿Truck Drivers y Owner Operators necesitan Bookkeeping?

El Bookkeeping es obligatorio para que la contabilidad pueda llevarse de manera organizada. Truck Drivers, Owner Operators y compañías de camiones necesitan tener Bookkeeping. El Bookkeeping es muy importante porque es el único proceso que proporcionará precisión sobre las ganacias y pérdidas que está teniendo la compañía. Te permitirá  organizar los estados financieros mes a mes mejorando así la rentabilidad de tu negocio de transporte.

¿Qué es el Bookkeeping?

El Bookkeeping se refiere al registro detallado y organización de todas las transacciones financieras de una compañía. Datos como: ingresos, gastos, activos y pasivos deben estar consignados para posterior consulta y análisis. Estos registros buscan facilitar la presentación de informes financieros y la toma de decisiones asertivas en pro de la compañía.

¿Es diferente el Bookkeeping para Truck Drivers, Owner-Operators y compañías?

Sí, el proceso varía para cada uno debido a las diferencias en las responsabilidades y la estructura operativa que manejan. En el caso de los Truck Drivers hay que tener presente que al ser empleados de una empresa de transporte, el Bookkeeping no es una responsabilidad directa de ellos, dado que al conductor normalmente se le entrega un recibo de pago con la información relevante sobre sus ingresos y deducciones pero es la empresa la encargada de gestionar el servicio de Bookkeeping.

Para el cado de los Owner – Operators sí son ellos los encargados de rastrear tanto sus ingresos como sus egresos y, además de llevar el registro de cada uno, también deben estar pendientes de sus obligaciones fiscales y los requisitos contables específicos para su situación.

Por último, el Bookkeeping para una compañía de transporte implica el seguimiento de todas las finanzas de la empresa en conjunto. Por ende se deben realizar con el mayor juicio todos los procesos de registro de ingresos, egresos, gestión de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, elaboración de informes financieros y demás procesos que ayuden a garantizar el correcto funcionamiento del negocio.

¿Bookkeeping y contabilidad son lo mismo?

Estos dos términos están relacionados pero dentro del ámbito financiero son diferentes. El Bookkeeping se enfoca en el registro diario de las transacciones financieras de una compañía, es decir, compras, ventas, pagos, etc. Esto con el objetivo de facilitar la elaboración de informes financieros y el cumplimiento de obligaciones fiscales. 

Por su parte, la contabilidad es un campo mucho más amplio relacionado con el proceso de analizar, interpretar y resumir todos los datos financieros recopilados en el Bookkeeping para la preparación de estados financieros y la toma estratégica de decisiones en pro del buen funcionamiento y desarrollo de la compañía en cuestión. 

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Ventajas de tener Bookkeeping en tu compañía de transporte

La principal ventaja para los owner-operators al llevar un Bookkeeping ordenado es saber si  está ganando o perdiendo dinero y de acuerdo con esto tomar decisiones financieras basadas en números reales.

Las finanzas de una compañía de camiones merecen atención; organizar tus facturas y gastos es la única forma de garantizar un flujo de efectivo saludable y conveniente. Evita problemas de efectivo en épocas del año en las que la inflación y los precios del Diesel puedan estar afectando las ganancias.

Si tengo una compañía de transporte pequeña ¿también necesito Bookkeeping?

Es un error pensar que si tu negocio de transporte es una empresa pequeña no necesita un servicio de Bookkeeping. Todas las compañías, sin importar si son pequeñas, medianas o grandes empresas, necesitan tener claro cómo están funcionando internamente sus finanzas, analizar procesos y llevar a cabo las mejoras que sean necesarias en pro del crecimiento empresarial.

Consecuencias de no llevar el Bookkeeping de tu empresa

• Si no tienes organizado y al día tu proceso contable con Bookkeeping, de seguro vas a tener retrasos en el momento en que debas presentar tus taxes en el Tax Season de cada año.
• El hecho de no tener claro cuánto dinero se está destinando para pagos de impuestos, ni las fechas en que se realizan dichos pagos puede desencadenar malentendidos y en casos extremos puedes ser sancionado por el IRS.
• Las fugas de dinero suelen ser otro dolor de cabeza, se presentan sobre todo cuando no se lleva un registro diario de facturas y no se realizan ajustes por pequeños que sean, es decir, se deben tener muy en cuenta los desbalances para poder ajustarlos y que a fin de mes, cuando sea momento de revisar, todos los datos de gastos e ingresos coincidan y sean favorables para la compañía.
• No pagar los impuestos del fondo fiduciario a tus empleados también es algo que suele ocurrir especialmente cuando te enfrentas a problemas de flujo de efectivo y omites estos pagos planeando cubrirlos más adelante, lo cual es una mala práctica a raíz de la cual tu empresa se puede ver severamente afectada.
• Es posible que cuando se presente la oportunidad de hacer negocios con inversionistas o proveedores tu compañía no tenga credibilidad, es decir, que no se vea confiable ante los ojos de esos posibles socios a causa del mal manejo de tus finanzas.

¿Cómo tener Bookkeeping?

Existen varios tipos de software en el mercado que puedes pagar por suscripción para llevar el registro de los ingresos, gastos y demás factores contables de tu negocio, sin embargo puedes llegar a perder mucho tiempo y dinero en caso de que no sepas utilizar estas herramientas de forma correcta. 

Lo primero que debes hacer para tener Bookkeeping es definir si usarás una aplicación o si buscarás asesoría. Suponiendo que eres del grupo de personas que no maneja aplicaciones con facilidad o tienes poco tiempo para dedicar a esta tarea, es recomendable que te apoyes en alguien que pueda asesorarte de manera personalizada y que cuente con los conocimientos y experiencia en la industria.

La industria de transporte tiene muchas regulaciones y excepciones que pueden aplicarse si cuentas con la asesoría correcta, por eso es importante apoyarte en empresas especializadas en trucking services con contadores expertos que cuentan con la experiencia y el conocimiento para interpretar los datos y brindarte las recomendaciones adecuadas según las regulaciones y actualizaciones de ley,  buscando siempre el crecimiento de tu empresa de transporte.

En resumen, 

Llevar ordenadamente la contabilidad de tu compañía de transporte asesorado por un equipo de expertos trae muchas ventajas. Por el contrario suele convertirse en un dolor de cabeza cuando intentas hacerlo por ti mismo, en ese caso es posible que incluso pierdas tiempo y dinero.

Para aclarar todas las dudas sobre los servicios de teneduría de libros y contabilidad para tu empresa puedes solicitar asesoría gratuita a través del (832) 360-2067. Y recuerda seguirnos a través de nuestras redes sociales: Instagram y Facebook para que estés enterado de todas las novedades en el sector camionero.